我業務的薪資管理適合採用外判方案還是SaaS雲服務？
薪資管理是保持企業人力資本有效操作的機器。有研究指出，適時支付薪金是員工滿意度的重要條件。此外，錯漏百出的支薪系統可以令僱員質疑機構的財務穩定性，導致員工士氣低落，嚴重個案更會令公司墮入法網。
儘管薪資管理在企業擔任重要角色，很多公司仍然不清楚市面上有哪些方案可供使用，也不懂如何評估這些方案以判斷哪一種最切合自己需要。
本文將簡述兩種較多人使用的方案，分別是把薪資管理外判和實施一體化HRMS SaaS方案，並分析企業物色管理薪資最佳選擇的主要考慮因素。
什麼是薪資管理外判？
薪資管理外判需要聘用專責從事薪資管理的公司，為你的企業處理部份或全部薪資管理職能。薪資管理的外判供應商會提供全面的人力資源和薪資服務，讓企業能選擇最切合他們特定需要的方案。薪資管理外判供應商應提供下列各種服務：
- 每月薪資管理操作
- 費用報銷對帳
- 計算每月扣減額
- 法定報告
- 各種強制報稅，例如是強制性公積金（MPF）及職業退休計劃（ORSO）。
- 提供多國薪資管理支援
- 確保符合不同國家或州份的規例
- 提供排解難題及幫助支援
把上述行政業務活動外判，已獲證實能為大小企業精簡營運和創造效率，讓它們能夠把資源分配到其他產生收入的活動。
然而，外判薪資管理的選擇，很大程度上視乎你的組織要求。
薪資管理外判的主要考慮
- 省時–薪資管理是一項資源密集的行政職能，把它外判可以騰出更多公司內部團隊處理薪資管理的時間，把資源轉投其他活動。如果你現正面對資源分配的問題，把薪資管理外判的方案會較聘用新的員工處理更具效益。
- 提升保安–在滿佈數據保安隱患的世界，信譽良好的薪資管理外判供應商可提供多個伺服器、備份和其他保安系統與流程，助你保護僱員個人資料，讓僱員更覺安心。此外，這些外判商也制訂了強健的內部流程，遵從個人資料保護條例的最佳作業方式。
- 保證合規–內部人力資源團隊需要時刻留意各國或不同州份各種規管合規改變，這份責任極具挑戰，而且也會令公司面對薪資合規風險。把你的薪資管理外判予一家信譽良好的服務供應商，你以後便不用擔心不合符經常改變的當地規例。
- 成本開支一目了然–外判的其中一大好處，是你的成本不會出現重大波動。你對於每個月需要花費多少完全一目了然。而任何額外聘用將按預定費率計算。換言之，你將可更容易規劃招聘成本。
- 數據可能不準確–把薪資管理外判，便需要把數據傳送至和寄存在公司以外，如未有備妥正確的系統，便有可能出現錯誤。不論科技如何先進，也沒有任何一套系統或流程是百份百完美的。換言之，當數據傳送出現錯誤時，便可能需要更長時間才能修正。要緩解這個問題，我們建議僱用一家可信的薪資管理外判供應商，其應備有經驗豐富的團隊、強健的流程和穩定一致的往績。
- 數據存取的限制– 如遇突然終止合約個案，又或員工放避嫌假期的安排經常出現，業務便應留意即使薪資管理供應商和客戶之間已有自動化的雲連接系統，即時處理資料的能力仍有可能會延遲。
以上只是計劃外判薪資管理時一些需要考慮的因素。說到底，你需要根據業務需要和流程找出最切合的方案。
最適合採用外判薪資管理的企業
一般而言，傾向於選用外判服務的企業較多展現以下特徵：
- 不複雜的薪金操作–如企業的員工多為全職每月支薪人員或散工，採用標準薪資管理計算，它們會發現薪資管理外判非常有用，因為所涉開支較低於聘請一名等同於全職的員工。
- 業務正在擴張的企業–對科技初創公司或飲食連鎖店等企業來說，業務可能以幾何級增長，優秀的薪資管理外判供應商能緊貼流動性大和改變急劇的員工數字。
- 多個司法管轄區–這些企業可受惠於薪資管理外判，因為它們可以縮短人力資源團隊花在確保成員均熟識不同國家／州份不同法例的時間，把釋放出來的資源調配到其他能創造新業務的活動。
- 合規憂慮–如果企業經營市場的勞工法例與規定較繁複（例如是馬來西亞和中國），便可能會缺乏安心經營所必須的專家知識。把薪資管理外判給一家可信的供應商能有助消除心理負擔，不用擔心因誤解複雜薪資管理要求而可能導致的罰款和法律訴訟。
當然，這張清單並非詳細無遺，而且凡事總有例外。由於每家企業都有其獨特之處，所以卓越的外判服務供應商應有能力為你制訂能滿足需要的最佳方案，並就此為你作出建議。
什麼是雲計算為本的軟件即服務（SaaS）人力資源管理系統（HRMS）？
另一種處理薪資管理的常用方法，是一體化的人力資源管理系統軟件即服務（HRMS SaaS）方案，它可以讓公司把處理薪資管理的控制留在內部，而效率則來自把所有核心系統加入單一生態系統。
小企業最常使用這種服務。數據備份和管理軟件由薪資管理軟件供應商負責，企業則管理旗下僱員的資料庫和處理薪資管理。定價方式各有不同，主要由軟件供應商透過「用多少，訂多少」的訂閱方式向客戶授權。
很多企業選用一體化HRMS SaaS方案，因為這個選擇可以提供方便和彈性。
正如外判薪資管理一樣，你決定選擇HRMS SaaS方案時，也應考慮企業薪資管理的複雜性、業務目標和流程。
採納一體化HRMS SaaS方案的主要考慮
- 對現有系統的適應力–對於使用自家專屬軟件的公司而言，要找到能與其現有軟件融合的方案可能非常困難。如果保持你現有內部系統是重要的話，你便必須物色採用開放API框架的HRMS SaaS方案。
- 數據保護–信譽良好的HRMS SaaS供應商通常都已制訂強效措施來確保客戶個人資料的私隱。在香港一類資料保護條例嚴謹的地方，HRMS SaaS供應商能確保其要求符合《個人資料（私隱）條例》等當地規例，以避免因不合規而面對高昂的罰款。評估任何供應商時，應確保其擁有強健的系統、政策和流程，可確保你僱員的個人資料繼續得到保護。
- 方便使用–科技發展一日千里，現時任何信譽良好的雲計算為本HRMS SaaS方案都可提供完美的用戶體驗和用戶介面。它們也可以照顧僱員不斷改變的習慣，例如是需要在途中或透過流動應用程式使用人力資源管理系統。
- 流程自動化–假如效率和成本都是你的主要業務目標，HRMS SaaS方案便可幫助你節省時間和資源，因為手動流程現在都可以透過平台自動完成，能大幅減少人為錯誤的傾向。
- 聲譽良好的供應商–隨著大小企業紛紛加入HRMS SaaS方案的潮流，新的平台也無處不在。市場上的新業者多不勝數，除了留意實施成本等具吸引力的因素，選擇供應商時也不能忽視信譽。信譽較差的供應商可能引致浪費工時，甚至有可能引起停機，繼而影響最基本服務，最後構成更大的長遠開支。
- 網絡中斷時迅速行動應變的能力–企業內部員工能否因應薪資管理系統停機而迅速回應，在情況惡化前便適當處理？HRMS SaaS供應商通常擁有回應停機時間的專屬團隊，這項資源並非每家企業都會具備，所以能縮短修正任何問題的所需時間。
- 熟悉合規事宜的內部人力資源團隊–由於公司將在內部處理薪資管理，他們需要高度富有負責心而深入認識勞工法例的強大人力資源團隊。企業是否願意把這風險作賭注，通常都是選擇採用有能力管理合規事宜的薪資管理外判，還是選用HRMS SaaS方案時的決定性因素。
最適合採用一體化HRMS SaaS方案的企業
市場上並沒有任何一套薪資管理方案可以適合所有用途。然而，我們經常看到一些擁有以下特點的公司在採納一體化HRMS SaaS方案後得益最為顯著。
- 初創公司–HRMS SaaS模式能提供實而不華的方案，為發展中的企業處理薪資管理。一體化HRMS SaaS方案並可以為事務繁忙的公司提升效率，為管理薪資所需要的眾多主要單元（例如是休假與費用報銷等）進行自動化及聯繫。現代HRMS SaaS方案也可應付現今世界的流動性質，並提供流動應用程式和隨時隨地存取系統的能力。
- 使用線下行政方法的公司–HRMS SaaS模式可以自動完成薪資管理處理，能幫助人力資源團隊舒緩人手執行的行政負擔，特別是確保數據準確性和計算方面。
- 擁有複雜舊系統的公司–很多時候，本身擁有舊系統的公司都會因為舊有系統未能有效擷取實時數據時而尋找HRMS SaaS方案。現代HRMS SaaS模式提供實時報告功能，可確保業務能拋開累贅的舊系統，精簡為更有效的薪資管理報告模式。
- 薪資管理流程複雜的業務–選擇合適的供應商時，應注意HRMS SaaS軟件的適應能力，因為這樣可確保即使最繁複的薪資處理都可以獲得專設的客製化方案。
概要
處理薪資管理的選擇非常多，歸根究底，正確的方案關乎到哪種方案最適合你的業務。貴公司的規模、增長策略、合規要求和營運模式都會影響你選擇的方向。無論你選擇如何，請務必確保選用的方案和貴公司的目標一致。
寶德隆 – 區域一體化薪資管理外判服務與HRMS SaaS方案供應商
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