應減省哪些成本來守衛未來？
重點見解
- 減省成本需要一套能確保營運效率、保持員工福祉的可持續方針
- 有效管理營運資金能支持公司重新對準即時、中期和長期的影響
- 精明引入可信的外判合作夥伴，能更專業打理各關鍵營運環節
正當全球靜候新冠肺炎疫苗到來、歐美各經濟體繼續對亞洲出口市場構成威脅，商界領袖也在管理上努力抗衡環球衰退。傳統上，這種經濟衰退出現時，大小企業往往為了即時減省成本而啟動裁員。
然而，環球與個人備受疫症影響，在現時前所未見的經濟下滑環境下，也推動了一種中以人為先的管理方針。客戶和持份者均在觀察大企業如何回應市場挑戰，以在人員和利潤之間取得平衡。
領袖如已準備好以不一樣的方式行事，大可參考一些長效的節流策略，務求能以較低風險幫助機構安然渡過改變：
- 精明管理營運資金
- 僱員股權計劃
- 外判薪資管理或改善流程
- 外判財務、會計和稅務服務
- 善用業界資助和經濟刺激方案
可持續的節流策略能讓你就推動機構長遠價值緩急先後，集中為公司重新定位以跨過現時難關，並在經濟復甦時再創佳績。
01 精明管理營運資金
現金流是危機時刻的關鍵，而盡量減低營運資金投資––即我們花於完成工作和保持業務運作的資金––可謂重中之重。
2020年讓我們把焦點重新放在營運效率和有效的營運資金管理上。儘管增長與發展被暫時擱在一旁，但這也是修正機構在業務上最關鍵職能的重要關頭。限制開支以盡量減低依賴放款人，將會為你鞏固業務定位，讓其在突如其來的2020年過後、經濟情況反彈時得以強勁復甦。
要重新注重營運資金運用，便需對整個銷售管道進行審慎評估，全面審視貨存水平、分銷點和產品可行性等。
精明的領袖正考慮各項策略，包括：
- 主動發單––為客戶提供提前支付折扣等優惠
- 現金管理––到期時而不是到期前支付供應商
- 貨存––降低存貨的臨界值以減低風險，但保持已商定的客戶服務水平
- 外判後勤服務以減低日常開支。
下一步：評估你的營運資金成本與財務預測，以確定你可以把那些流程交由內部處理，以及把哪些後勤服務外判是更明智的做法。
02 外判薪資管理或改善流程
外判薪資管理等後勤服務素來予人聲譽不佳的印象，被認為是裁員所致的結果或業務不穩定的徵兆。然而，薪資管理流程是渡過經濟逆週期的關鍵；流暢的薪資管理流程可以推動員工滿意程度，而且你的人力資源管理部很可能正忙於管理疫情中的人事事宜。
以下兩種外判薪資管理的做法都可以精簡營運：
- 把薪資管理職能與服務完全外判給外間供應商
- 利用以雲為本的SaaS 人力管理系統（簡稱HRMS）––推動自動化和自助工作，減少人力資源部的日常行政工作。
這種方法也可以讓你看到此前從未預期的好處，並揭示不外判主要職能的重大機會成本；提升可見度、精簡內部流程，並在跨國的薪資管理與稅務情況下保持合規。
兩種模式都可以令企業目標受惠而同時降低成本、加強跨境職能和保障員工的個人資料私隱。
下一步：瞭解薪資管理外判或薪資管理SAAS是否適合你的業務需要。
03 外判會計與稅務規劃的後勤財務支援
在經濟低迷的時候，每間機構都聚焦於業務的最核心，務求釐清應該做些什麼和為什麼要這樣做。這時最重要的，是由專家審視你的財務流程和步驟，令其對準組織目標。你的機構可以為確保業務暢順營運而就各財務環節徵才協助，包括簿記以至裁員策略，而內部員工則集中處理保持業務的生存競爭力和創造收入。
選擇有能力助你管理營運與策略財務及會計的財務服務合作夥伴，能為企業引入外間專業知識，對公司的長遠會計和稅務規劃帶來新視角。
稅務規劃的支援可包括：
- 在地規劃以盡量提高稅務抵扣
- 精簡跨境成交以簡化複雜交易
- 盡量減少和延遲支付而同時保持完全合規
- 策略規劃以在資產價值下降中受惠
在會計、稅務和財務匯報採用外間支持還可以帶來另一意想不到的好處，就是建立有效的數據匯報、分析和預測。這些數據有助支持規劃、營運資金決策，並支持你的企業應用合資格的經濟資助和經濟刺激方案，同時確保已備有妥善管治，令公司保持符合撥款條件的規定。
下一步：列出所有財務運作以供專家審視。讓內部技能聚焦於長遠規劃，並在稅務、會計和匯報方面爭取外間支持。
04 以員工股權計劃作獎勵
如果你現時沒有現金在手，但希望獎勵和保留員工，可以考慮員工股權計劃 （簡稱ESOP）。
隨著Slack和Atlassian等公司帶頭實施以遙距工作為優先的工作團隊，企業爭奪技術人才時便需要以不同的方法來爭取員工的經驗。員工股票計劃在新冠肺炎疫情期間頗為普遍，因為公司正尋找不同的方法來增強員工投入程度、保持生產力和保留知識產權。
建立專設計劃以配合機構和員工需要，並營造當家作主的感覺，能在長遠保留 最優秀和最出色的僱員。你的新股票計劃（或現有計劃的修訂）應能做到：
- 透過建立長遠鼓勵措施以代替短期現金花紅或加薪預期，保持資金流動性。
- 獎勵在經濟低迷時表現優秀和提升營運效率的員工。
- 使用與你機構相關的表現指標，例如是股東總回報（簡稱TSR）、客戶保持率和股本回報率（簡稱ROE），並因應情況調整目標。
- 鼓勵員工向著共同業務目標推動增長。
下一步：尋找能管理你以香港或全球為基地ESOP的外間供應商，並讓旗下團隊專注於能產生收入的計劃。
05 評估政府與業界資助和經濟刺激方案
自2019新冠肺炎帶來前所未見的挑戰以來，亞洲市場出現了各種新的政府和業界資助，還有其他經濟刺激方案。
如果你的機構跨境經營又或在擴充運作方面歡迎新資金，你便有可能合資格申請資助。
政府或業界的資助對企業管治有非常嚴格的要求；你可能需要一位導航員幫助你評估、實施和善用跨越國界的新機會。
下一步： 找專家幫忙尋找香港為企業而設的支持和跨境資金機會、申請資助金和在不同法律管轄區中保持守法合規。
在2021年，你的節流大計是否持續有效？
今時今日，透過節流策略來渡過經濟低迷的做法已和全球金融危機或dot.com 泡沫爆破時大為不同；領袖必須平衡短期需要和長遠業務生存。
單靠減少人手、凍薪和湊合地保持生產力已經不足以解決問題。精明的機構正以新方法解決舊問題：透過股權而不是加薪來保持員工對所屬機構的承擔、尋求市場和業界支持，並更明智地善用外判優勢。
合適的外判夥伴合作關係正是關鍵所在；你選擇由誰支持你的業務，是貴機構和你領導能力的指標。你應該物色以行政和財務專業知識支持你工作團隊的供應商，推動業務復原。
請即聯絡寶德隆，瞭解有關長效節流策略的支援。
