香港的公司法例和相關規定經常變動，而且變化步伐急速，公司的合規義務也日益複雜。遵守有關法例要求的工作自然給企業帶來巨大的壓力負擔。
為確保公司能夠安全、公平地運作，公司法例和規定確有必要不時修訂。這雖然會在短期內造成不便，但長遠來看，有關法例的演變對於公司發展有多種益處。
關於公司合規的行政工作繁重而且耗時。若能將公司秘書職能外包給具專業公司秘書資格的服務提供者，可以減輕貴公司營運團隊在這方面的負擔，還可以讓公司的重要職員騰出雙手，專注於公司最重要的核心業務功能，進而減低公司的經常管理開支。
但必須注意一點。一旦未能履行法定義務，有可能導致貴公司蒙受嚴重法律、聲譽和財務後果。因此，與經驗豐富、具備相關資格和專業知識的公司秘書服務提供者合作是十分重要的。
為幫助貴公司找到合適的解決方案，下文會介紹在香港選擇公司秘書服務提供者時，需要注意的五項必備的資格和條件。
公司秘書服務是什麼？
公司秘書服務是由具備專業公司秘書的資格、經驗的相關人士，為不同公司提供專業的公司管理服務，以確保公司在營運的過程中，有確切遵守香港本地有關公司的相關法律和規定。
公司秘書的責任和職責
以下是公司秘書的責任及職責：
- 確保公司的營運符合公司法法例，在法定限期內向相關部門提交必要的文件及報告
- 定期更新董事及股東名冊、公司章程等法定文件
- 為公司提供專業法律意見，確保公司的運作符合法律要求
- 處理公司股份的變動，例如轉讓、增持或減持等事務，確保相關股份交易合符法律要求，並協助處理相關的文件及程序
- 定期與公司註冊處、證監會等官府機構溝通，讓當局了解公司的營運情況，確保公司的營運合符當局的要求
香港公司秘書的五項必備資格和條件
以下是5項在香港擔任公司秘書必須具備的資格和條件：
01 公司秘書需有管治資格及經驗
每一家香港公司都必須委任一個合資格的公司秘書。該秘書必須是一名香港居民，或者是一家註冊辦事處或主要營業地點設於香港的公司。
在私人公司中，董事只要不是公司唯一的董事的話，都有資格擔任公司秘書。從成本的角度看，讓合資格董事擔任公司秘書，初時可能是個很不錯的選擇。但隨著公司的規模日漸擴大，公司管治的要求也隨之變得繁重，此時讓公司的董事同時擔任公司秘書未必是一個好選擇。
正因為這個原因，很多私人公司都選擇將公司秘書職責外包給具專業資格、牌照的服務提供者。公司秘書這個角色需要由有專業資格的人士，根據其專業知識執行工作，但是，在公司內專門為此設立一個職位又似乎並不划算。因此雖然將這項工作外包並非必須，但這個做法通常是最有效、最符合成本效益的選擇，因此不少公司都會將公司秘書的工作外包給具專業資格的企業秘書服務提供者。
至於上市公司，對公司秘書資格的要求就更加嚴格。獲選用為公司秘書的人士或公司必須具備合適的專業、學歷資格或相關經驗，才能夠符合《香港聯合交易所有限公司證券上市規則》（《上市規則》）中定明的有關要求。
根據《上市規則》，被視為公司秘書的「合適」專業資格或學歷包括：
- 特許秘書公會會員；
- 《法律執業者條例》下的律師或大律師；或
- 《專業會計師條例》下的會計師。
另外，根據《上市規則》被視為「相關」的經驗包括擬擔任公司秘書的人士需含有以下資歷：
- 在該公司任職的時間；
- 曾擔任過公司秘書職位；
- 熟悉《上市規則》及其他相關法律；
- 計劃參加或已經完成公司秘書資格的相關訓練（每一財政年度所需訓練時間為最低 15 小時）；及
- 在其他司法管轄區的持有與公司秘書有關的專業資格。
在選擇合資格公司秘書服務提供者時，經驗和資格顯然十分重要。寶德隆專業團隊具備紮實的相關經驗，旗下各個成員都具有一個公司秘書需要的合適資格，能夠主動、準確地應對至為複雜的公司管治難題。
02 深入的本地知識和全球專業識見
具專業資格而對本地監管環境具備深入認識的公司秘書，是貴公司的寶貴資產；而公司秘書對本地文化、傳統和習俗有細緻瞭解同樣重要。
與此同時，如果貴公司是一家國際性公司，便需要有熟悉貴公司的國際法律義務、且可以與貴公司的法律或合規代理人一起合作的公司秘書。如果沒有妥善的資源作為您的支援，不同地區的法律和最佳實踐的細微變化便很容易遭到忽略。因此聘用合資格的公司秘書，可以幫助你避免可大可小的法律、財務後果。
寶德隆的公司秘書團隊，匯集了深入的本地知識和國際專業識見。我們可以無縫地引導貴公司游刃於全球多個市場，同時助你管理稅務、貿易、貨幣兌換和合約規則等方面的各種跨境複雜問題。
03 廣泛的服務產品可滿足您的一切公司需求
隨著您的業務不斷增長，將非核心職能外包給單一個具公司秘書資格的專業服務提供者代勞，可以節省 貴公司重要人力資源的時間，讓他們專注於制訂業務策略和提高業績的工作上。
寶德隆提供一站式、整系列公司秘書服務。你只要將耗時的操作性工作交由我們處理，便可更輕鬆地專注於開展業務。
我們的專業公司秘書團隊，可以準確、高效地幫助您處理以下工作：
- 我們提供全面的會計服務，助你編製損益表、資產負債表和現金流量表；
- 管理貴公司的報稅責任；
- 維持貴公司的股份登記處，使其操作得更順暢、穩妥；
- 處理貴公司的支薪工作，包括發出付款指示、計算薪金、製作法定報告、處理銀行支付和發出電子薪金單等。
04 全情專注的個性化客戶服務
優秀的公司秘書服務提供者會為貴公司指派專門、具專業資格的公司秘書。此舉至為必要，好讓貴公司能夠通過我們屬下熟知貴公司的確切業務需要，並與我們保持密切聯繫。
擁有一名專屬而合資格的公司秘書，有助降低貴公司的違規風險；反之，缺乏經驗的公司秘書很容易錯過一些重要的公司管治工作時限，一旦出現管治違規，貴公司有可能要面對高額罰款。
您可以放心地與寶德隆的團隊合作，我們具備專業資格的團隊會全力確保你圓滿地履行與公司秘書事務相關的一切合規義務。
05 全力配合貴公司的變化而作出轉變
您對貴公司未來有什麽願景？如果你有意讓貴公司上市，你的首次公開招股服務提供者便須要具備相關專業知識和資格，以指導你參與香港的首次公開招股 (IPO) 程序。
又或假如您正考慮改變公司架構，你有需要瞭解當中涉及的眾多具體合規要求、亦有需要為落實有關改變，而為即將要處理的大量行政工作做好準備。
無論您為貴公司選擇哪一方向，都應尋找一個能夠提供全方位公司服務、而具備足夠資格的公司秘書服務提供者。只有具備全方位服務能力的服務提供者才能輕易適應貴公司不斷變化的需求，配合您的鴻圖大計，並肩發展。
