自John R. Commons于1893年提出人力资源的概念以来，人力资源（HR）已经发展成为任何繁荣企业的一个重要组成部分。为了确保公司能在成长和发展中取得成功，人力资源部门负责推动雇员的生产力和对公司的贡献。这意味着，在招聘、培训、管理员工福利计划、处理薪酬事务和保持整体士气等传统角色之外，人力资源部门已成为塑造企业成功的核心驱动力。

对任何公司而言，优化人力资源部门的运作并不是一件容易的事。不断发展的商业环境正在挑战人力资源部门能力的极限；所有人力资源部门都发现，他们现在需要花更多的时间来提高绩效，而减少了传统行政工作（例如：保存员工记录和处理薪酬事务）的时间。人力资源部门可以采取许多策略来实现卓越业绩，但最有效的也许是外包薪酬事务或采用一体化的人力资源管理软件（HRMS）。

薪酬软件的维持成本、处理工资所需的额外人员、文书工作的管理以及税务责任，这些加起来可能是一个相当大的金额。因此，除了节省时间和成本外，聘请薪酬外包服务商处理薪酬事务可以最大限度地带来各个方面的节约。

综上所述，薪酬外包能在多大程度上帮助贵公司降低成本，取决于目前贵公司内部薪酬管理的效率水平，以及贵公司薪酬处理的复杂程度。

薪酬服务外包商可以让您无需担心合规性和数据安全。

人力资源团队在处理内部薪酬事务时所面临的一个始终存在的真实风险是：是否及时掌握复杂的合规法规的最新情况。当整个人力资源部门很忙的时候，即使是最有经验的员工也可能出现失误。薪酬服务外包商拥有一个专门的专家团队，他们在严格的协议和多级交叉检查下运作，可以将这种失误风险降到最低，而内部管理时经常为了节省时间跳过交叉检查这一步骤。

除了合规性，另一个令人担忧的方面是安全性。在这个时代，数据安全和个人数据保护是最重要的话题，因此贵公司必须要有适当的措施来确保有专人对人力资源薪酬软件和数据的安全性负责。贵公司需要考虑将薪酬软件和数据存放在哪里，以及存放地点是否是经过ISO认证的安全地点？是否安装了最新的安全更新和程序？如果不幸出现安全漏洞或硬件故障，恢复数据所需的大量时间，以及敏感数据泄露带来的影响，将对人力资源部门和贵公司造成严重的打击。

相比之下，如果贵公司将薪酬事务外包给顶级的薪酬服务外包商，则他们将提供高度安全的薪酬解决方案。他们将贵公司的数据存储在高度安全的云端服务器上，并利用最先进的加密技术，阻止任何未经授权的访问。他们会在多个服务器地点进行备份，因此贵公司再也不必担心数据丢失。本质上来说，人力资源部门无需再花费大量精力和时间成本进行持续的安全监控和数据保护——简而言之，既省心又不费力气。

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只有明智地选择HRMS，贵公司才可以让人力资源部门安心工作，并腾出资源来让他们专注于其他职能，例如：改善流程和建立强大的人才管道。正如阿尔伯特·哈伯德所说的，我们应该让杰出人才做杰出的工作，而把普通的工作留给机器来做。

对于任何一个人力资源部门而言，其关键职能之一就是服务员工。员工支持服务都是一些基本的工作，例如：解释和生成基础文件等，但这些工作同样非常繁琐且耗时。对于日常开支巨大的组织来说，这些工作尤其普遍。当然，这也导致了人力资源部门的生产力下降。顶级的HRMS应用程序可以为员工提供远程访问。其中一些系统甚至提供了移动解决方案，为那些总在出差路上的现代员工提高了使用便捷性。有了这样的功能，员工可以快速访问一般信息和文件，并实现有效的查询过程，而不需要连接到物理内部网。

上述提及的几个方法可以让贵公司显著提高人力资源部门效率，并开始向人力资源卓越业绩转型。但是，外包重要的人力资源职能或采用HRMS并非完全不存在挑战。人力资源部门可能会因为担心自己的工作而表现出抗拒的迹象，因此决策者必须进行清晰的沟通，阐明这些新举措将如何帮助员工。此外，虽然员工的工作和职位有可能被取代，但总会产生新的职位促进外包或整合。

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薪资管理是维持公司人力资本有效运转的机制。研究表明，及时发放工资是实现员工满意度的一项基本要求。此外，存在缺陷的薪酬体系会导致员工对组织的财务稳定性产生质疑，造成员工士气低落，甚至导致公司陷入法律纠纷。

尽管薪资管理在公司运营过程中扮演着重要角色，但许多企业仍不清楚哪些解决方案可用以及如何对其进行评估，从而确定满足自身需求的解决方案。

本文介绍两个应用最广泛的解决方案——薪资管理外包和实施一体化HRMS SaaS解决方案，以及为您的公司选择最合适薪资管理方案需要考虑的关键因素。

薪资管理外包是指聘请一家专业薪资管理公司来处理部分或全部薪资管理工作职能。薪资管理外包提供商提供的服务非常广泛，企业可以选择满足自身特定需求的服务。薪资管理外包提供商应提供以下各类服务：

• 每月薪资管理
• 申索调节
• 计算月度扣款
• 法定报告
• 各种强制性税务申报，如强制性公积金（“强积金”）及《职业退休计划条例》（“ORSO”）。
• 提供多国薪资管理支持
• 确保遵守不同国家或州的法规
• 纠纷解决和求助支援

事实证明，外包此类行政管理业务活动可简化企业运营并提高效率，实现资源分配向创收活动的转变。

然而，选择外包薪资管理很大程度上取决于组织要求。

• 节省时间：薪资管理是一项资源密集型行政管理职能，外包薪资管理可以为负责管理薪资的内部团队节省更多时间，以便他们专注于其他活动。如果您目前遇到资源方面的问题，外包薪资管理可能比雇用新员工更加有效。
• 安全强化：在一个充斥着数据安全隐患的世界里，信誉良好的薪资管理外包提供商可提供多个服务器、备份和其他安全系统和流程来保护员工的个人数据，让雇主感到安心。此外，他们还拥有强大的内部流程，遵循个人数据保护规则的最佳实践。
• 确保合规：在国家/地区之间或大国的各个州内，各种合规变化让内部人力资源团队感到非常头疼，因为这会带来合规风险。通过将薪资管理外包给一家信誉良好的供应商，您就不必担心自己没有遵守不断变化的地方法规。
• 直观的成本：外包带来的一大好处是您的成本不会出现大幅波动。您对每月支出了如指掌，而且任何人员补充都会按照预定节奏进行，这意味着您可以轻松地对招聘成本进行规划。
• 数据可能不准确：薪资管理外包需要异地传输和托管数据，如果没有适当的系统，可能会发生错误。没有任何系统或流程（无论技术多么先进）是100%完美的，这意味着当数据传输过程中出现错误时，需要额外时间来纠正。为了缓解这种状况，我们建议聘请的薪资管理外包提供商要具备良好信誉，拥有经验丰富的团队、稳健流程和始终如一的业绩记录。
• 数据存取限制：如果频繁发生突然解雇或安排员工休离职前的留薪假期等情况，企业应当意识到，即使薪资管理供应商与其客户之间设有自动云连接系统，即时处理信息的能力也可能会发生延迟。

以上只是外包薪资管理时需要考虑的部分事项。最终，您需要找到满足您业务需求和流程的解决方案。

总体而言，采用这项服务的公司具有以下特征：

• 简化薪资管理：公司的标准薪资计算主要包括按月发放薪水的全职员工或临时工，这种公司通常会发现外包薪资管理大有裨益，因为外包成本往往低于全职等效人数。
• 拓展型企业：科技初创企业或食品饮料连锁企业可能会以指数级速度增长，对于此类企业，出色的薪资管理外包提供商能够掌控员工数量的动态和快速变化。
• 多个管辖地：这类公司能够从外包薪资管理中获益，因为它们将人力资源团队的资源重新分配到其他能够产生业务的活动中，同时只需花费较少的时间来确保自己熟悉多个国家/州的不同法律。
• 担忧合规：在马来西亚和中国等劳动法律法规比较复杂的市场中运营的公司，可能会缺乏安心经营所需的专业知识。将薪资管理外包给可靠的供应商，有助于减轻因担忧误解复杂的薪资要求而招致罚款或潜在诉讼承受的负担。

当然，以上并未包含全部内容，还存在着例外情形。由于每一家企业都是独一无二的，优秀的外包服务提供商应当有能力为您定制和建议最佳解决方案，以满足您的需求。

处理薪资管理的另一种常见方法是使用一体化HRMS SaaS解决方案，该方案可让公司保留对薪资管理处理的内部控制权，从而有效地将所有核心系统置于一个生态系统中。

小型企业最常聘请的薪资管理软件供应商负责数据备份和管理软件升级，而企业负责管理其员工数据库和薪资管理处理。定价模式各不相同，但通常，软件供应商通过“按需付费”的模式向客户授权。

许多企业选择一体化HRMS SaaS解决方案，是因为这种方案能够提供便捷和灵活性。

与外包薪资管理一样，在决定选择SaaS HRMS解决方案时，您应充分考虑您薪资管理的复杂性、业务目标和流程。

• 与现有系统的兼容性：对于使用自有软件的公司，可能难以找到一种与当前软件相匹配的解决方案。如果必须保留内部系统，找到一种采用开放式API框架的HRMS SaaS解决方案就显得至关重要。
• 数据保护：信誉良好的HRMS SaaS供应商通常采用强有力的措施确保其客户的个人数据得到保密。在香港等拥有严格数据保护法规的地区，HRMS SaaS提供商会确保自身的要求符合地方法规，如《个人资料（隐私）条例》（“PDPO”），以避免遭受巨额罚款。重要的是，您评估的任何供应商都要拥有稳健的系统、政策和流程，以确保员工的个人资料得到保护。
• 操作简便：技术的发展速度非常迅猛，使得任何一款基于云的知名HRMS SaaS解决方案都可以提供无缝用户体验和用户界面。它们还会适应不断变化的员工习惯，比如在旅途中或通过移动应用程序访问HRMS。
• 流程自动化：如果您的主要业务目标是提高效率和降低成本，HRMS SaaS解决方案可帮助您节省时间和资源，因为手动流程现在可通过平台自动完成，从而大大降低发生人为错误的几率。
• 良好的供应商声誉：随着企业争相采用HRMS SaaS解决方案，新平台纷纷涌现。随着众多平台的加入，在成本实施等其他有吸引力的因素方面，信誉不容忽视。信誉较差的供应商可能会造成工时浪费，甚至导致停工，从而影响利润，并导致长期成本增加。
• 迅速应对网络中断的能力：公司内部员工能否在薪资管理系统停机状况恶化之前及时做出反应？不是每家企业都有快速应对停机状况的团队，HRMS-SaaS提供商通常拥有专业团队，可帮助企业减少纠错所需时间。
• 内部人力资源团队精通合规：由于公司在内部处理薪资管理，它们需要一支优秀的人力资源团队，该团队要有较强的责任心并了解劳动法规。在选择管理合规的薪资管理外包还是采用HRMS SaaS解决方案时，公司是否愿意冒这种风险起着决定性作用。

在薪资管理方面，没有任何通用解决方案，但我们通常看到，具有以下特征的公司从采用一体化HRMS SaaS解决方案中的受益最大。

• 初创企业：HRMS SaaS模式可为成长型公司提供经济实惠的薪资管理解决方案。一体化HRMS SaaS解决方案还可以为业务繁忙的公司提供效率、自动化和连接薪资管理（如休假和索赔）所需的许多关键模块。现代HRMS SaaS解决方案还兼顾我们这个世界的移动性，提供移动应用程序和随时随地连接系统的能力。
• 使用线下管理方法的公司：由于系统能够自动完成工作，HRMS SaaS模式有助于减轻人力资源团队的管理负担，特别是确保数据的准确性和计算。
• 有复杂遗留系统的公司：通常，当公司的遗留系统无法有效地检索实时数据时，它们会寻求一套HRMS-SaaS解决方案。现代HRMS SaaS模式可提供实时报告功能，确保企业摆脱笨重的遗留系统，并精简为更高效的薪资管理报告模式。
• 有复杂薪资管理流程的公司：HRMS SaaS软件的适应性可以确保，如果选择适当的供应商，即使是最复杂的薪资管理也可以获得定制解决方案。

薪资管理有多种选择，归根结底，最适合您企业的解决方案就是正确的解决方案。您公司的规模、发展战略、合规要求和运营模式都会对您的选择产生影响。无论您的选择是什么，都要确保所选的解决方案可帮助您达成目标。

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